Unternehmen, deren Bewerbungen und Angebote im weiteren Vergabeverfahren nicht berücksichtigt werden oder den Zuschlag nicht erhalten sollen, werden darüber mittels eines Absageschreibens informiert.
Im Unterschwellenbereich werden Bieter, deren Angebote ausgeschlossen worden sind und solche, deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen, unverzüglich unterrichtet. Im Übrigen sind Bieter zu unterrichten, sobald der Zuschlag erteilt worden ist, vgl. § 19 VOB/A, § 46 UVgO.
Für den Bereich oberhalb der Schwellenwerte enthalten § 19 EU VOB/A und insbesondere § 134 GWB weitergehende Informationspflichten für den Auftraggeber. Unternehmen, die nicht für den Zuschlag vorgesehen sind, werden vor Zuschlagserteilung über ihre Nichtberücksichtigung informiert (Vorabinformation).
