Neuer Leitfaden blickt auf „Ausgangspunkt jeder Beschaffung“

Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) hat einen Leitfaden zum Thema Bedarfsmanagement herausgegeben. Der Grund: Die Vorbereitung von Vergabeverfahren werde zu stiefmütterlich behandelt.

Das Bedarfsmanagement habe eine zentrale Bedeutung für ein effizientes und Innovationen förderndes Vergabeverfahren, heißt es beim Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO). Denn: In dieser frühen Phase einer Vergabe gebe es relativ große Handlungsspielräume, um neue Lösungen zu fördern. Dafür finden sich in der neuen Handreichung auch Handlungsempfehlungen. Der Leitfaden richtet sich an alle Akteure der öffentlichen Hand, die an Beschaffungsprozessen beteiligt sind.

Problematisch sei, dass „Bedarfsmanagement“ sehr unterschiedlich definiert werde. Dabei sei zwar grundsätzlich die „Planung, Steuerung und Gestaltung von Bedarfen“ gemeint, eine differenzierte Definition fehle aber. Das Papier startet daher mit einer Kategorisierung von dem, was mit „Bedarf“ gemeint sein kann.

Am Puls der Zeit planen

Im Leitfaden wird außerdem empfohlen, Bedarfsmanagement und Markterkundung miteinander zu verzahnen, um nicht am Puls der Zeit vorbeizuplanen. Das Papier behandelt viele weitere Fragen, etwa: Welche Kompetenzen benötigt das Bedarfsmanagement und wie kann man es qualitativ bewerten? Welche Methoden – wie etwa Werkzeuge aus der KOINNO-Toolbox – helfen bei der Analyse von dem, was gebraucht wird? Eine Checkliste für ein gutes Bedarfsmanagement rundet den Leitfaden ab.