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Vergabemanager2022-05-10T10:05:45+02:00

Vergabeprozesse sind oft komplex und aufwendig. Obendrein erfordern sie Expertise im Vergaberecht, eine lückenlose Dokumentation und aufgrund des kleinteiligen Prozesses ein Faible für Details. Verzagen Sie nicht! Der Vergabemanager des Staatsanzeigers vereint all diese Kompetenzen in einer Vergabemanager Software.

Als ihr technischer eVergabe Begleiter wickelt der Vergabemanager des Staatsanzeigers den vollständigen Prozess für Sie ab.
Selbstverständlich immer nach der aktuellen Rechtsprechung.

Die Abwicklung erfolgt nicht irgendwie, sondern Schritt für Schritt:

  • Angefangen bei der Vorbereitungsphase
  • über die Veröffentlichungsphase
  • bis hin zur Prüfungs- und Wertungsphase

ist diese Vergabemanager Software Ihr verlässlicher Wegbegleiter.
Mehr noch: Der Vergabemanager denkt mit, erkennt Fehler, erledigt nebenbei sogar die Dokumentation für Sie.

Der Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers ist Platin Partner der Administration Intelligence AG, die den AI Vergabemanager entwickelt und für uns angepasst hat. Damit auch Sie einfach besser beschaffen.

Wann dürfen wir Sie überzeugen?

Gern rufen wir Sie für erste Fragen zurück. Hierzu bitten wir Sie um einen Terminvorschlag im folgenden Kalender.
Unser Rückrufservice ist selbstverständlich kostenfrei und unverbindlich.

Übrigens: Weil eine Vergabemanager Software in der Theorie wenig anschaulich ist, kommen unsere Vergabe-Experten gern zu Ihnen ins Büro.
Im Gepäck haben sie Antworten auf alle Fragen rund um die eVergabe. Und natürlich eine Demoversion des AI Vergabemanagers!
Details klären wir dann am Telefon. Wir freuen uns auf das Gespräch.

Darum Vergabemanger

Neun gute Gründe für den Vergabemanager sehen Sie hier:

Integriertes Formularwesen

Wir kümmern uns um die Details: ob Certiform-Formulare KVHB oder VLL vom Boorberg-Verlag, VHB-Formulare oder HVA-/SektVO-Formularsatz – alles inklusive!

Umfangreiche Schnittstellen

Dank integrierter Schnittstellen zu HAD, bayvebe.bayern, Vergabe24, Tender24, Auftragsbörse, eGoSaar, EU, Bund, Destatis oder Landesausschreibungsblatt verträgt sich unsere Lösung mit vielen anderen.

White-Label Lösung

Sie möchten Ihre Bekanntmachungstexte und Vergabeunterlagen gern automatisch auf Ihrer Webseite anbieten? Mit unserer White-Label Lösung klappt dies problemlos, sogar im eigenen Design.

Starke Partnerschaften

Für unsere Kunden entwickeln wir unser Angebot stetig weiter – gemeinsam mit unseren starken Partnern aus Technik und Vergaberecht.

Lückenlose Dokumentation

Der Vergabemanager des Staatsanzeigers dokumentiert alle vergaberechtlichen Aktivitäten und erstellt automatisch einen Vergabevermerk.

Servicepaket inklusive

Vergaberecht und Handbücher sind schon integriert. Außerdem managt die Software Termine und Fristen oder erstellt und bearbeitet Leistungsverzeichnisse.

Eingebaute Kontrollinstanz

Die Vergabemanager Software hilft als Kontrollinstanz dabei, Fehler zu minimieren. Das spart Zeit und Nerven!

Offen für Teamarbeit

Die Einbindung externer Planer oder Fachämter im Vergabeverfahren ist problemlos möglich.

Vergabeassistent

Wer nicht den kompletten Prozess über die Vergabemanager Software abwickeln lassen will, greift auf den Assistenten zurück: Er unterstützt bei Bekanntmachung, Veröffentlichung, Angebotsöffnung.

Sie haben Fragen zum Vergabemanager?

Unsere Antworten auf die häufigsten Fragen zur Vergabemanager Software:

An wen kann ich mich bei Fragen zum Vergabemanagementsystem wenden?2022-04-29T11:45:52+02:00

Sie sind bereits AI Vergabemanager-Nutzer und brauchen Hilfe oder haben Fragen?

Unser Support-Team vom Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers berät und unterstützt Sie gerne unter:

Telefon:          07 11.6 66 01-471

Mail:               vmsupport@staatsanzeiger.de

 

Bieter haben sich an Sie mit Fragen zur Vergabeplattform, der Bietersoftware oder der elektronischen Angebotsabgabe an Sie gewendet?

Bitte verweisen Sie diese Bieter an unseren eigens für diese Fragen bereitstehenden Bietersupport:

Telefon:         0711.6 66 01-476                  

E-Mail:           bieter@staatsanzeiger.de

 

Haben Sie allgemeine Fragen zur eVergabe?

Unser Team vom Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers berät und unterstützt Sie gerne bei Fragen rund um das Thema eVergabe unter

Telefon:         07 11.6 66 01-492

Mail:                vergabestellen@staatsanzeiger.de

Wo erhalte ich Informationen über anstehende Updates für den AI Vergabemanager?2022-05-09T14:42:50+02:00

Über anstehende Updates im AI Vergabemanager und deren Inhalt informieren wir Sie einige Tage vor dem Update per E-Mail und über unseren Vergabebrief-Newsletter.

In einem quartalsweise erscheinenden Newsletter informieren wir Sie darüber hinaus über die Themen eVergabe, Schulungen, sowie Tipps und Tricks zum Vergabeprozess.

Zur Newsletter-Anmeldung unter https://content.staatsanzeiger.de/newsletter/

Wie und wo kann ich über den AI Vergabemanager die Übermittlung der Vergabestatistik vornehmen?2022-05-09T14:49:14+02:00

Seit dem 1. Oktober 2020 sind alle Auftraggeber nach § 98 GWB verpflichtet, die in der VergStatVO festgelegten Daten über die Vergabe öffentlicher Aufträge oder Konzessionen ab Erreichen der EU Schwellenwerte (Oberschwellenbereich) und ab einem Auftragswert über 25 000 Euro ohne Umsatzsteuer auch im Bereich unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenbereich) zu übermitteln (siehe § 1 VergStatVO).

Die Versendung der Vergabestatistik kann im AI Vergabemanager nach der Zuschlagserteilung über eine vordefinierte Aufgabe getätigt werden (Schnittstelle kann optional kostenpflichtig eingerichtet werden).

Voraussetzung:
Eine Berichts-ID vom Statistischen Bundesamt muss Ihrerseits vorliegen, damit der Staatsanzeiger die Einrichtung für Sie im AI Vergabemanager vornehmen kann.

Weiterführende Informationen vom BMWI und die Möglichkeit zur Registrierung bei DESTATIS erhalten Sie unter:
https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/vergabestatistik.html
https://wwwidev.destatis.de/idev/OnlineAnfrage?aktion=form_anzeigen&statID=339&amt=00&bzr=2020

Kann man bei einem elektronischen Angebot erkennen, ob es eine Bietergemeinschaft ist?2022-05-09T14:58:33+02:00

Die Bieterfirmen müssen bei elektronischen Angeboten immer das elektronische Angebotsschreiben ausfüllen. Darin kann die Bieterfirma die Adresse ändern:

Die Adresse der Bieterfirma sehen Sie bei der Angebotsöffnung. Im Reiter Angebotsunterlagen ist das vom Bieter ausgefüllte elektronische Angebotsschreiben hinterlegt und Sie können da erkennen, ob es eine Bietergemeinschaft ist.

Werden Bewerber automatisch freigeben?2022-05-10T13:27:22+02:00

Was geschieht, wenn man im Versenden-Dialog (gilt nur für Vergabemanager, die nicht an Vergabe24.de angebunden sind) den Haken bei Bewerber automatisch freigeben rausnimmt?

Auf der Vergabeplattform z. B. auftragsboerse.de erscheint die Meldung, dass Vergabeunterlagen beantragt wurden. Die Vergabestelle erhält im Vergabemanager eine Nachricht Neuer Teilnehmer. Um die Nachricht zu öffnen, klicken Sie diese an, alternativ können Sie die Teilnehmer auch über GeschäftspartnerTeilnehmerübersicht aufrufen.

Bei der Firma ist die Spalte Freigeschaltet leer. Man markiert die Firma und klickt unten auf Details.

Dort ändert man den Status auf Vergabeunterlagen gewährt.

Der Bieter erhält die Nachricht, dass die Vergabeunterlagen freigegeben sind.

Ab diesem Zeitpunkt kann der Bieter die Vergabeunterlagen über das Bietercockpit herunterladen.

Wie kann die Anschrift der Bieterfirma im Verfahren geändert werden?2022-05-10T13:17:30+02:00

Über GeschäftspartnerTeilnehmerübersicht können Sie die Teilnehmerübersicht aufrufen, in der Detailinformationen zu ausgewählten Teilnehmern eingesehen oder der Status verändert werden kann.

Klicken Sie doppelt auf den Bieter, an dessen Adresse Sie etwas ändern möchten. Über markieren und Details anklicken kommen Sie in dieselbe Ansicht.

Im Reiter Teilnehmerdaten werden die Adressdaten angezeigt und können dort geändert werden. Die Änderung ist nur für dieses Verfahren wirksam.

Im Reiter Firmendaten sehen Sie die Adresse, die in der Firmendatenbank hinterlegt ist.

Im Reiter Angebote werden Angebotsdatum, Angebotsnummer, Bemerkungen und Status angezeigt. Bei elektronischen Angeboten ist unter Bemerkung der Empfang des elektronischen Angebots vermerkt.

Wie kann eine Vergabe losweise aufgehoben werden?2022-05-10T13:10:58+02:00

Unter den Aktionen gibt es den Eintrag Losweise aufheben. Starten Sie diese Aktion, dann werden Sie sicherheitshalber gefragt, ob Sie wirklich losweise aufheben wollen. Danach wird die aktuelle Vergabe eingefroren, d. h. die Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Dazu erscheint eine neue Aufgabe, mit der Sie die Aufhebung von einzelnen Losen durchführen.

Wie kann eine Vergabe aufgehoben werden?2022-05-10T13:01:26+02:00

Unter den Aktionen gibt es den Eintrag Vergabe aufheben. Starten Sie diese Aktion, dann werden Sie sicherheitshalber gefragt, ob Sie die Vergabe wirklich aufheben wollen. Danach wird die aktuelle Vergabe eingefroren, d. h. die Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Dazu erscheint eine neue Aufgabe, mit der Sie die Aufhebung der Vergabe durchführen.

Manchmal passiert es, dass man versehentlich die Aktion Vergabe aufheben aktiviert. Auch dann wird die Vergabe eingefroren. Zur Reaktivierung müssen Sie die Aufgabe mit der Aufhebung der Vergabe starten. In dem Workflowschritt zur Aufhebung gibt es die Möglichkeit, diese rückgängig zu machen.

Wie können Unterlagen nachgefordert werden?2022-05-10T12:55:36+02:00

Unter AktionenNachforderung von Unterlagen können Unterlagen vom Bieter nachgefordert werden.

Für jede zu benachrichtigende Firma kann in diesem Dialog ein Schreiben bearbeitet bzw. ausgedruckt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Die Angaben zur Anforderung von Nachweisen werden in der Eingabemaske erfasst.

Nach dem Drucken wird automatisch das Häkchen auf Fertig gesetzt.

Alle Formulare, die das Häkchen Fertig gesetzt haben, werden im Projektbaum in dem Ordner Benachrichtigungsschreiben hinterlegt und können von dort jederzeit aufgerufen werden.

Können fehlende Nachweise eines Angebots nachgefordert werden?2022-04-29T11:09:55+02:00

In den Vergabeunterlagen geforderte Nachweise oder Erklärungen können auch noch nach der Angebotsabgabe von der Vergabestelle nachgefordert werden. Der Bieter kann diese spätestens innerhalb von 6 Kalendertagen nach der Aufforderung durch den Auftraggeber vorlegen.

Muss der Bieter das Angebotsschreiben unterschreiben?2022-04-29T11:09:15+02:00

Der Auftraggeber legt fest, in welcher Form die Angebote einzureichen sind. Schriftlich eingereichte Angebote müssen immer unterzeichnet sein. Bei elektronischen Angeboten ersetzt die digitale Signatur die persönliche handschriftliche Unterschrift.

Wie kann ich Angebote losweise ausschließen?2022-05-10T12:42:46+02:00

Ein Angebot kann losweise ausgeschlossen werden über die Aktion „Losweiser Ausschluss von Angeboten“. Wenn Sie ein Angebot für ein spezielles Los ausschließen wollen, wählen Sie es mit Doppelklick in der entsprechenden Zeile aus und bearbeiten den Dialog.

Was kann ich machen, wenn ein elektronisches Angebot verspätet eingeht?2022-04-29T11:06:26+02:00

Ein Angebot, das aus vom Bieter nicht zu vertretenden Gründen bei Öffnung des ersten Angebots nicht vorlag, ist wie ein rechtzeitig vorgelegenes Angebot zu behandeln.

Ist ein Angebot nach der Öffnung des ersten Angebots eingegangen, so ist es zulässig, dieses Angebot zu öffnen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um ein schriftliches oder ein elektronisches Angebot handelt. Verspätet eingegangene Angebote sind jedoch zwingend von der Wertung auszuschließen.

Kann ein Angebot verspätet abgegeben werden?2022-04-29T11:05:35+02:00

Nach erfolgreicher Übermittlung des elektronischen Angebots an den Angebotsserver quittiert der Server den Eingang mit Datum und Uhrzeit des Servers. Eben diese Zeit wird als Eingangszeit im Vergabemanager angezeigt. Ebenso wird der tatsächliche Beginn der Angebotsöffnung im Vergabemanager dokumentiert.

Beginnt ein Bieter nach Ablauf des veröffentlichten Angebotseröffnungstermins mit der Übermittlung seines Angebots, so erhält er eine deutliche Warnung.

Beginnt der Bieter mit dem Upload des Angebots noch vor Fristende, erhält er selbst dann keinen Warnhinweis, wenn die Übermittlung erst nach dem Angebotsöffnungstermin endet. Er sieht jedoch auf oben genanntem Eingangsbeleg die Uhrzeit, zu der der Upload beendet wurde, also die Uhrzeit, die nach der Frist liegt. Diese elektronischen Angebote werden dennoch im Vergabemanager angezeigt, da auch Papierangebote nach Beginn der Angebotsöffnung vorliegen können.

Das Herunterladen der Vergabeunterlagen von der Vergabeplattform ist jedoch nach dem Termin der Angebotsöffnung nicht mehr möglich ist.

Kann der Bieter sein elektronisches Angebot zurückziehen?2022-05-16T11:00:56+02:00

Ein Bieter hat die Möglichkeit sein Angebot bis zum tatsächlichen Beginn der Angebotsöffnung in der Bietersoftware  zurückzuziehen. Selbstverständlich kann er anschließend erneut ein elektronisches Angebot abgeben.

Erhält der Bieter eine Bestätigung über das elektronische Angebot?2022-04-29T11:04:40+02:00

Um ein Angebot digital signiert abzugeben, muss der Bieter die Unterlagen über die Vergabeplattform herunterladen. Dazu ist für Vergabe24.de eine kostenpflichtige Zugangsberechtigung (Online-Abonnement) nötig. Diese beinhaltet die Lizenz der Bietersoftware Vergabe24.de-Bietercockpit.

In dieser Software kann man ein Angebot erstellen, elektronisch unterschreiben und an einen sicheren Angebotsserver übermitteln.

Der Bieter erhält nach erfolgreicher Angebotsabgabe einen Eingangsbeleg mit Datum und Uhrzeit des Angebotsservers.

Ist es möglich Fristverkürzungen zu hinterlegen?2022-05-10T12:38:14+02:00

Ja, Sie können bei EU-Verfahren im Termin- und Fristenmanager unter Einstellungen Fristverkürzungen hinterlegen.

Je nachdem, ob Sie eine Vorinformation veröffentlicht haben, elektronische Angebote akzeptiert werden etc. wird die entsprechende Fristverkürzung hinterlegt.

Über die Auswahl bei Termine vorschlagen können Sie die Termine je nach Fristverkürzung vorschlagen lassen.

Kann ich Termine aus dem Termin- und Fristenmanager in Outlook übernehmen?2022-05-10T12:31:06+02:00

Ja, markieren Sie den gewünschten Termin und klicken anschließend auf das Outlook-Symbol.

Der Termin wird in Ihrem Outlook angelegt, d. h. Betreff, Datum etc. sind bereits vorbelegt. Weitere Personen können hinzugefügt werden.

Sie können auch mehrere Termine markieren und auf das Outlook-Symbol klicken. Alle markierten Termine werden einzeln in Outlook gespeichert.

Ein komfortables Speichern des Termins ist leider ohne Outlook nicht mehr möglich. Sie müssten entweder Outlook installieren oder den Termin manuell in Ihren Terminkalender eintragen.

Benötigt die Vergabestelle eine digitale Signatur?2022-04-29T10:53:08+02:00

Nein, im Vergabemanager ist die Verschlüsselungstechnologie integriert.

Warum habe ich keine Aufgaben mehr im Aufgabeneingang?2022-05-09T15:24:18+02:00

Sie wollen an einer Vergabe weiterarbeiten, aber im Aufgabeneingang sind 0 Aufgaben vorhanden.

Vermutlich blockiert eine andere Person aus Ihrer Vergabestelle diese Aufgabe. In den Vergabedetails sehen Sie, ob die jeweilige Aufgabe bereits in Bearbeitung ist.

Das passiert, wenn ein anderer Benutzer die Aufgabe vor Ihnen geöffnet hat. Sollte dies der Fall sein, so muss der Benutzer, der die Aufgabe gestartet hat und in den Vergabedetails als Bearbeiter genannt ist, die Aufgabe mit Weiter beenden oder mit einem Rücksprung zurücksetzen.

In den Benutzereinstellungen können Sie im Bereich Aufgabeneingang das Kontrollkästchen Aktivitäten automatisch starten aktivieren. Somit werden Workflow-Schritte, die Sie über die Schaltfläche Weiter beenden, automatisch gestartet.

Das hat den Vorteil, dass Sie sehr zügig im Workflow weiterkommen.

Nachteil ist allerdings, dass Aufgaben, die gestartet wurden, vom Benutzer bearbeitet oder über einen Rücksprung in den gemeinsamen Pool des Vergabeteams zurückgegeben werden müssen. Die Aufgabe wird beim Öffnen sozusagen ausgecheckt. Somit ist abgesichert, dass nicht zwei Personen gleichzeitig an derselben Aufgabe arbeiten.

Hinweis: Hinterlegen Sie in Ihren Benutzereinstellungen möglichst, dass die Aktivitäten nicht automatisch starten, also lassen Sie das erste Kästchen leer. Somit werden Aufgaben nur gestartet, wenn Sie diese manuell anklicken. Ein gegenseitiges Blockieren ist dann kaum noch möglich.
Welche Dateiformate und Dateigrößen (Maximalgrößen) sind im Vergabemanager zu beachten?2022-04-29T10:45:52+02:00

Im Vergabemanager können folgende Dateiformate zum Hochladen verwendet werden:

JPG, PNG, TIFF, BMP, PDF, DOC, DOCX, TXT, GAEB, RTF, PPT, XLS, XLSX oder ZIP.

 

Für das Hochladen der Dateien gibt es Dateigrößenbeschränkungen.

Bitte laden Sie bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen nur Dateien bis maximal 300 MB hoch. Wir haben diese Dateigrenze im System hinterlegt, da die Bieterfirmen diese Dateien auch wieder herunterladen müssen. Bei der Übertragung von größeren Datenmengen würden wir Ihnen empfehlen einen externen Download-Link in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen einzubetten, über welchen die Bieter diese nicht direkt angebotsrelevanten Anlagen (z.B. Imagefilm) außerhalb des System herunterladen können.

Sollten Sie größere Dateien hochladen müssen, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter vmsupport@staatsanzeiger.de.

Können zip-Dateien zu den Vergabeunterlagen hochgeladen werden?2022-04-29T10:44:01+02:00

Im Workflowschritt Zusammenstellen der Vergabeunterlagen können Sie über Datei hinzufügen weitere Dateien hochladen. Hier ist es auch möglich, dass Sie zip-Dateien hinzufügen. Alle Dateien, die im Ordner Angebot stehen, müssen vom Bieter im Angebot mit abgegeben werden. Da es sich bei zip-Dateien meist um umfangreiches Datenmaterial handelt, stellen Sie zip-Dateien bitte nur in den Ordner Zusätzliche Informationen, da die Bieter sonst womöglich Probleme bei der digitalen Angebotsabgabe haben.

Die neu angelegte Lizenz hat keine Aufgaben, was kann ich machen?2022-04-29T10:42:34+02:00

Neu angelegte Lizenzen haben keinen Zugriff auf die bisher angelegten Vergaben.
Sollte die Person, die eine neue Lizenz für den Vergabemanager bekommen hat, bei bereits angelegten Vergaben mitarbeiten, können wir diese Person in das Vergabeteam der einzelnen Vergaben hinzufügen.
Dazu benötigen wir eine E-Mail mit den einzeln genannten Vergabenummern aus dem Vergabemanager.
Gerne können Sie uns mit dem Erteilen einer neuen Lizenz die Vergabenummern mitteilen, auf die der Zugriff ermöglicht werden soll.
Auch nach Erteilen einer neuen Lizenz schicken Sie eine E-Mail an vmsupport@staatsanzeiger.de, dann richten wir den Zugriff ein.

Kann ich kontrollieren, ob die Vergabe beim Staatsanzeiger angekommen ist?2022-05-09T15:09:39+02:00

Ja. Gehen Sie dazu folgenden Weg:
SidebarProjektbaumFormulareVergabevermerkVermerke über Ereignisse.
Dort werden die wichtigsten Ereignisse im System protokolliert.

Kann ich fortlaufende Vergabenummern erzeugen?2022-04-29T10:36:56+02:00

Bei der Neuanlage der Vergabe können Sie die Vergabenummer manuell eintragen oder eine Vergabenummer erzeugen. Eine erzeugte Vergabenummer wird nach den Vorgaben des hinterlegten Aktenzeichengenerators generiert. So können wir Ihr Vergabenummern-Schema für Sie hinterlegen, dass alle Vergabenummern nach Ihren Vorgaben immer gleich aufgebaut sind.

Wird JAVA (Java Web Start) für den Start des AI Vergabemanagers benötigt?2022-05-09T15:06:10+02:00

Seit 2018 stellen wir Ihnen kostenlos den WEBLAUNCHER von der Administration Intelligence AG zur Verfügung. Eine Java Anwendung wird nicht benötigt.

 

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