Die Aufbewahrungspflicht bezweckt, den Ablauf eines Vergabeverfahrens und den abgeschlossenen Vertrag v.a. im Falle einer haushaltsrechtlichen Rechnungsprüfung umfassend darlegen zu können. Sie gewährleistet, dass der Ablauf des Verfahrens auch noch nach Vertragsschluss für eine fest vorgegebene Zeit nachvollzogen werden kann.
Die Regelung ist somit Ausfluss des Transparenzprinzips. Auch für die Beurteilung der Zulässigkeit einer Vertragsänderung (§ 132 GWB) sind die Akten von Bedeutung. Die Unterlagen sind gem. § 8 Abs. 4 S. 1 VgV bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags.
