Vergabeprozesse sind oft komplex und aufwendig. Obendrein erfordern sie Expertise im Vergaberecht, eine lückenlose Dokumentation und aufgrund des kleinteiligen Prozesses ein Faible für Details. Verzagen Sie nicht! Der AI VERGABEMANAGER des Staatsanzeigers vereint all diese Kompetenzen in einer Vergabemanagement-Software.
Als ihr technischer eVergabe Begleiter wickelt der AI VERGABEMANAGER des Staatsanzeigers den vollständigen Prozess für Sie ab.
Selbstverständlich immer nach der aktuellen Rechtsprechung.
Die Abwicklung erfolgt nicht irgendwie, sondern Schritt für Schritt:
- Angefangen bei der Vorbereitungsphase
- über die Veröffentlichungsphase
- bis hin zur Prüfungs- und Wertungsphase
ist dieses eVergabesystem Ihr verlässlicher Wegbegleiter.
Mehr noch: Der AI VERGABEMANAGER denkt mit, erkennt Fehler, erledigt nebenbei sogar die Dokumentation für Sie.
Die Abteilung Vergabe des Staatsanzeigers ist Platin Partner der Administration Intelligence AG, die den AI VERGABEMANAGER entwickelt und für uns angepasst hat. Damit auch Sie einfach besser beschaffen.
Wann dürfen wir Sie überzeugen?
Gerne können Sie einen Rückruf-Termin mit uns vereinbaren, um erste Fragen zu klären. Bitte wählen Sie hierzu einen Termin im folgenden Kalender.
Unser Rückrufservice ist selbstverständlich kostenfrei und unverbindlich.
Übrigens: Weil eine eVergabe-Software in der Theorie wenig anschaulich ist, kommen unsere Vergabe-Experten gern zu Ihnen ins Büro.
Im Gepäck haben sie Antworten auf alle Fragen rund um die eVergabe. Und natürlich eine Demoversion des AI VERGABEMANAGERs!
Details klären wir dann am Telefon. Wir freuen uns auf das Gespräch.
Darum der AI VERGABEMANAGER
Neun gute Gründe für den AI VERGABEMANAGER sehen Sie hier:
Integriertes Formularwesen
Wir kümmern uns um die Details: ob Certiform-Formulare KVHB oder VLL vom Boorberg-Verlag, VHB-Formulare oder HVA-/SektVO-Formularsatz – alles kann in das System integriert werden!
Umfangreiche Schnittstellen
Dank integrierter Schnittstellen zu HAD, bayvebe.bayern, Vergabe24, Tender24, Auftragsbörse, eGoSaar, EU, Bund, Destatis oder Landesausschreibungsblatt verträgt sich unsere Lösung mit vielen anderen.
White-Label Lösung
Sie möchten Ihre Bekanntmachungstexte und Vergabeunterlagen gern automatisch auf Ihrer Webseite anbieten? Mit unserer White-Label Lösung klappt dies problemlos, sogar im eigenen Design.
Starke Partnerschaften
Für unsere Kunden entwickeln wir unser Angebot stetig weiter – gemeinsam mit unseren starken Partnern aus Technik und Vergaberecht.
Lückenlose Dokumentation
Der AI VERGABEMANAGER des Staatsanzeigers dokumentiert alle vergaberechtlichen Aktivitäten und erstellt automatisch einen Vergabevermerk.
Servicepaket inklusive
Vergaberecht und Handbücher sind schon integriert. Außerdem managt die Software Termine und Fristen oder erstellt und bearbeitet Leistungsverzeichnisse.
Eingebaute Kontrollinstanz
Unser AI VERGABEMANAGER hilft als Kontrollinstanz dabei, Fehler zu minimieren. Das spart Zeit und Nerven!
Offen für Teamarbeit
Die Einbindung externer Planer oder Fachämter im Vergabeverfahren ist problemlos möglich, da das System auch mandantenfähig ist.
AI VERGABEASSISTENT
Wer nicht den kompletten Prozess über den AI VERGABEMANAGER abwickeln lassen will, greift auf den AI VERGABEASSISTENTEN (Kurzworkflow) zurück: Er unterstützt bei Bekanntmachung, Veröffentlichung, Angebotsöffnung.
AI VERGABEMANAGER – Neuerungen
Das erwartet Sie ab…
Juni 2023: Ihr Logo im AI VERGABEMANAGER
Platzieren Sie Ihr Logo direkt in ausgewählten KVHB- und VLL-Formularen im AI VERGABEMANAGER.
So einfach geht`s – Beauftragen Sie die gewünschten Formularsätze und nach der Bereitstellung Ihres Logos binden wir für Sie das Logo in den AI VERGABEMANAGER ein.
Ihre Vorteile:
- Wiedererkennung durch Platzierung Ihres Logo
- Höhere Präsenz und Sichtbarkeit
- Besondere Hervorhebung des Auftraggebers
Beispiel Logo-Einbindung
Beispiel: KEV 110.1. „Logo Staatsanzeiger BW“
Für weitere Fragen können Sie sich gerne an vergabestellen@staatsanzeiger.de wenden.
AI VERGABEMANAGER – Schulungen
In unseren Webinaren oder Vor-Ort-Schulungen lernen Sie an Ihrem PC den Umgang mit dem AI VERGABEMANAGER kennen.
Profitieren Sie von unserem Angebot – von unseren Grundlagen-Schulungen (VOB/VOL/UVgO/VgV) über unsere neuen Aufbau-Webinare I-II, um Ihr Wissen zu aufzufrischen oder zu vertiefen.
Der Schulungsleiter zeigt und erklärt Ihnen alle Schritte im AI VERGABEMANAGER während der Erstellung einer kompletten Vergabe in Bild und Ton.
Von der Vorbereitungs- über die Veröffentlichungsphase bis hin zur Submission/Angebotsöffnung und der Prüfung/Wertung.Fragen während der Schulungen sind erwünscht – die Beantwortung der Fragen vertieft den Lernerfolg.
Weitere Informationen zu unseren Grundlagen- und Aufbau-Webinaren sowie die Buchungsmöglichkeiten finden Sie hier:
https://akademie.staatsanzeiger.de/av-vergabestelle/
Sie haben Fragen zum AI VERGABEMANAGER?
Unsere Antworten auf die häufigsten Fragen zum AI VERGABEMANAGER:
Sie nutzen bereits unser AI Vergabemanagementsystem und brauchen Hilfe oder haben Fragen?
Unser Support-Team vom Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers berät und unterstützt Sie gerne unter:
Telefon: 07 11.6 66 01-471
Mail: vmsupport@staatsanzeiger.de
Bieter haben sich an Sie mit Fragen zur Vergabeplattform, der Bietersoftware oder der elektronischen Angebotsabgabe gewendet?
Bitte verweisen Sie diese Bieter an unseren eigens für diese Fragen bereitstehenden Bietersupport:
Telefon: 0711.6 66 01-476
E-Mail: bieter@staatsanzeiger.de
Haben Sie allgemeine Fragen zur eVergabe oder Vergabemanagementsystemen?
Unser Team vom Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers berät und unterstützt Sie gerne bei Fragen rund um das Thema eVergabe unter
Telefon: 07 11.6 66 01-492
Über anstehende Updates im AI Vergabemanager und deren Inhalt informieren wir Sie einige Tage vor dem Update per E-Mail und über unseren Vergabebrief-Newsletter.
In einem quartalsweise erscheinenden Newsletter informieren wir Sie darüber hinaus über die Themen eVergabe, Schulungen, sowie Tipps und Tricks zum Vergabeprozess.
Zur Newsletter-Anmeldung unter https://content.staatsanzeiger.de/newsletter/
Seit dem 1. Oktober 2020 sind alle Auftraggeber nach § 98 GWB verpflichtet, die in der VergStatVO festgelegten Daten über die Vergabe öffentlicher Aufträge oder Konzessionen ab Erreichen der EU Schwellenwerte (Oberschwellenbereich) und ab einem Auftragswert über 25 000 Euro ohne Umsatzsteuer auch im Bereich unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenbereich) zu übermitteln (siehe § 1 VergStatVO).
Die Versendung der Vergabestatistik kann im AI Vergabemanager nach der Zuschlagserteilung über eine vordefinierte Aufgabe getätigt werden (Schnittstelle kann optional kostenpflichtig eingerichtet werden).
Voraussetzung:
Eine Berichts-ID vom Statistischen Bundesamt muss Ihrerseits vorliegen, damit der Staatsanzeiger die Einrichtung für Sie im AI Vergabemanager vornehmen kann.
Weiterführende Informationen vom BMWI und die Möglichkeit zur Registrierung bei DESTATIS erhalten Sie unter:
https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/vergabestatistik.html
https://wwwidev.destatis.de/idev/OnlineAnfrage?aktion=form_anzeigen&statID=339&amt=00&bzr=2020
Die Bieterfirmen müssen bei elektronischen Angeboten immer das elektronische Angebotsschreiben ausfüllen. Darin kann die Bieterfirma die Adresse ändern:
Die Adresse der Bieterfirma sehen Sie bei der Angebotsöffnung. Im Reiter Angebotsunterlagen ist das vom Bieter ausgefüllte elektronische Angebotsschreiben hinterlegt und Sie können da erkennen, ob es eine Bietergemeinschaft ist.
Was geschieht, wenn man im Versenden-Dialog (gilt nur für Vergabemanager, die nicht an Vergabe24.de angebunden sind) den Haken bei Bewerber automatisch freigeben rausnimmt?
Auf der Vergabeplattform z. B. auftragsboerse.de erscheint die Meldung, dass Vergabeunterlagen beantragt wurden. Die Vergabestelle erhält im Vergabemanager eine Nachricht Neuer Teilnehmer. Um die Nachricht zu öffnen, klicken Sie diese an, alternativ können Sie die Teilnehmer auch über Geschäftspartner – Teilnehmerübersicht aufrufen.
Bei der Firma ist die Spalte Freigeschaltet leer. Man markiert die Firma und klickt unten auf Details.
Dort ändert man den Status auf Vergabeunterlagen gewährt.
Der Bieter erhält die Nachricht, dass die Vergabeunterlagen freigegeben sind.
Ab diesem Zeitpunkt kann der Bieter die Vergabeunterlagen über das Bietercockpit herunterladen.
Über Geschäftspartner – Teilnehmerübersicht können Sie die Teilnehmerübersicht aufrufen, in der Detailinformationen zu ausgewählten Teilnehmern eingesehen oder der Status verändert werden kann.
Klicken Sie doppelt auf den Bieter, an dessen Adresse Sie etwas ändern möchten. Über markieren und Details anklicken kommen Sie in dieselbe Ansicht.
Im Reiter Teilnehmerdaten werden die Adressdaten angezeigt und können dort geändert werden. Die Änderung ist nur für dieses Verfahren wirksam.
Im Reiter Firmendaten sehen Sie die Adresse, die in der Firmendatenbank hinterlegt ist.
Im Reiter Angebote werden Angebotsdatum, Angebotsnummer, Bemerkungen und Status angezeigt. Bei elektronischen Angeboten ist unter Bemerkung der Empfang des elektronischen Angebots vermerkt.
Unter den Aktionen gibt es den Eintrag Losweise aufheben. Starten Sie diese Aktion, dann werden Sie sicherheitshalber gefragt, ob Sie wirklich losweise aufheben wollen. Danach wird die aktuelle Vergabe eingefroren, d. h. die Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Dazu erscheint eine neue Aufgabe, mit der Sie die Aufhebung von einzelnen Losen durchführen.
Unter den Aktionen gibt es den Eintrag Vergabe aufheben. Starten Sie diese Aktion, dann werden Sie sicherheitshalber gefragt, ob Sie die Vergabe wirklich aufheben wollen. Danach wird die aktuelle Vergabe eingefroren, d. h. die Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Dazu erscheint eine neue Aufgabe, mit der Sie die Aufhebung der Vergabe durchführen.
Manchmal passiert es, dass man versehentlich die Aktion Vergabe aufheben aktiviert. Auch dann wird die Vergabe eingefroren. Zur Reaktivierung müssen Sie die Aufgabe mit der Aufhebung der Vergabe starten. In dem Workflowschritt zur Aufhebung gibt es die Möglichkeit, diese rückgängig zu machen.
Unter Aktionen – Nachforderung von Unterlagen können Unterlagen vom Bieter nachgefordert werden.
Für jede zu benachrichtigende Firma kann in diesem Dialog ein Schreiben bearbeitet bzw. ausgedruckt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Die Angaben zur Anforderung von Nachweisen werden in der Eingabemaske erfasst.
Nach dem Drucken wird automatisch das Häkchen auf Fertig gesetzt.
Alle Formulare, die das Häkchen Fertig gesetzt haben, werden im Projektbaum in dem Ordner Benachrichtigungsschreiben hinterlegt und können von dort jederzeit aufgerufen werden.
In den Vergabeunterlagen geforderte Nachweise oder Erklärungen können auch noch nach der Angebotsabgabe von der Vergabestelle nachgefordert werden. Der Bieter kann diese spätestens innerhalb von 6 Kalendertagen nach der Aufforderung durch den Auftraggeber vorlegen.
Der Auftraggeber legt fest, in welcher Form die Angebote einzureichen sind. Schriftlich eingereichte Angebote müssen immer unterzeichnet sein. Bei elektronischen Angeboten ersetzt die digitale Signatur die persönliche handschriftliche Unterschrift.
Ein Angebot kann losweise ausgeschlossen werden über die Aktion „Losweiser Ausschluss von Angeboten“. Wenn Sie ein Angebot für ein spezielles Los ausschließen wollen, wählen Sie es mit Doppelklick in der entsprechenden Zeile aus und bearbeiten den Dialog.
Ein Angebot, das aus vom Bieter nicht zu vertretenden Gründen bei Öffnung des ersten Angebots nicht vorlag, ist wie ein rechtzeitig vorgelegtes Angebot zu behandeln.
Ist ein Angebot nach der Öffnung des ersten Angebots eingegangen, so ist es zulässig, dieses Angebot zu öffnen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um ein schriftliches oder ein elektronisches Angebot handelt. Verspätet eingegangene Angebote sind jedoch zwingend von der Wertung auszuschließen.
Nach erfolgreicher Übermittlung des elektronischen Angebots an den Angebotsserver quittiert der Server den Eingang mit Datum und Uhrzeit des Servers. Eben diese Zeit wird als Eingangszeit im Vergabemanager angezeigt. Ebenso wird der tatsächliche Beginn der Angebotsöffnung im Vergabemanager dokumentiert.
Beginnt ein Bieter nach Ablauf des veröffentlichten Angebotseröffnungstermins mit der Übermittlung seines Angebots, so erhält er eine deutliche Warnung.
Beginnt der Bieter mit dem Upload des Angebots noch vor Fristende, erhält er selbst dann keinen Warnhinweis, wenn die Übermittlung erst nach dem Angebotsöffnungstermin endet. Er sieht jedoch auf oben genanntem Eingangsbeleg die Uhrzeit, zu der der Upload beendet wurde, also die Uhrzeit, die nach der Frist liegt. Diese elektronischen Angebote werden dennoch im Vergabemanager angezeigt, da auch Papierangebote nach Beginn der Angebotsöffnung vorliegen können.
Das Herunterladen der Vergabeunterlagen von der Vergabeplattform ist jedoch nach dem Termin der Angebotsöffnung nicht mehr möglich ist.
Ein Bieter hat die Möglichkeit sein Angebot bis zum tatsächlichen Beginn der Angebotsöffnung in der Bietersoftware zurückzuziehen. Selbstverständlich kann er anschließend erneut ein elektronisches Angebot abgeben.
Um ein Angebot digital signiert abzugeben, muss der Bieter die Unterlagen über die Vergabeplattform herunterladen. Dazu ist für Vergabe24.de eine kostenpflichtige Zugangsberechtigung (Online-Abonnement) nötig. Diese beinhaltet die Lizenz der Bietersoftware Vergabe24.de-Bietercockpit.
In dieser Software kann man ein Angebot erstellen, elektronisch unterschreiben und an einen sicheren Angebotsserver übermitteln.
Der Bieter erhält nach erfolgreicher Angebotsabgabe einen Eingangsbeleg mit Datum und Uhrzeit des Angebotsservers.
Ja, Sie können bei EU-Verfahren im Termin- und Fristenmanager unter Einstellungen Fristverkürzungen hinterlegen.
Je nachdem, ob Sie eine Vorinformation veröffentlicht haben, elektronische Angebote akzeptiert werden etc. wird die entsprechende Fristverkürzung hinterlegt.
Über die Auswahl bei Termine vorschlagen können Sie die Termine je nach Fristverkürzung vorschlagen lassen.
Ja, markieren Sie den gewünschten Termin und klicken anschließend auf das Outlook-Symbol.
Der Termin wird in Ihrem Outlook angelegt, d. h. Betreff, Datum etc. sind bereits vorbelegt. Weitere Personen können hinzugefügt werden.
Sie können auch mehrere Termine markieren und auf das Outlook-Symbol klicken. Alle markierten Termine werden einzeln in Outlook gespeichert.
Ein komfortables Speichern des Termins ist leider ohne Outlook nicht mehr möglich. Sie müssten entweder Outlook installieren oder den Termin manuell in Ihren Terminkalender eintragen.
Nein, im Vergabemanager ist die Verschlüsselungstechnologie integriert.
Sie wollen an einer Vergabe weiterarbeiten, aber im Aufgabeneingang sind 0 Aufgaben vorhanden.
Vermutlich blockiert eine andere Person aus Ihrer Vergabestelle diese Aufgabe. In den Vergabedetails sehen Sie, ob die jeweilige Aufgabe bereits in Bearbeitung ist.
Das passiert, wenn ein anderer Benutzer die Aufgabe vor Ihnen geöffnet hat. Sollte dies der Fall sein, so muss der Benutzer, der die Aufgabe gestartet hat und in den Vergabedetails als Bearbeiter genannt ist, die Aufgabe mit Weiter beenden oder mit einem Rücksprung zurücksetzen.
In den Benutzereinstellungen können Sie im Bereich Aufgabeneingang das Kontrollkästchen Aktivitäten automatisch starten aktivieren. Somit werden Workflow-Schritte, die Sie über die Schaltfläche Weiter beenden, automatisch gestartet.
Das hat den Vorteil, dass Sie sehr zügig im Workflow weiterkommen.
Nachteil ist allerdings, dass Aufgaben, die gestartet wurden, vom Benutzer bearbeitet oder über einen Rücksprung in den gemeinsamen Pool des Vergabeteams zurückgegeben werden müssen. Die Aufgabe wird beim Öffnen sozusagen ausgecheckt. Somit ist abgesichert, dass nicht zwei Personen gleichzeitig an derselben Aufgabe arbeiten.
| Hinweis: Hinterlegen Sie in Ihren Benutzereinstellungen möglichst, dass die Aktivitäten nicht automatisch starten, also lassen Sie das erste Kästchen leer. Somit werden Aufgaben nur gestartet, wenn Sie diese manuell anklicken. Ein gegenseitiges Blockieren ist dann kaum noch möglich. |
Im Vergabemanager können folgende Dateiformate zum Hochladen verwendet werden:
JPG, PNG, TIFF, BMP, PDF, DOC, DOCX, TXT, GAEB, RTF, PPT, XLS, XLSX oder ZIP.
Für das Hochladen der Dateien gibt es Dateigrößenbeschränkungen.
Bitte laden Sie bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen nur Dateien bis maximal 300 MB hoch. Wir haben diese Dateigrenze im System hinterlegt, da die Bieterfirmen diese Dateien auch wieder herunterladen müssen. Bei der Übertragung von größeren Datenmengen würden wir Ihnen empfehlen einen externen Download-Link in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen einzubetten, über welchen die Bieter diese nicht direkt angebotsrelevanten Anlagen (z.B. Imagefilm) außerhalb des System herunterladen können.
Sollten Sie größere Dateien hochladen müssen, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter vmsupport@staatsanzeiger.de.
Im Workflowschritt Zusammenstellen der Vergabeunterlagen können Sie über Datei hinzufügen weitere Dateien hochladen. Hier ist es auch möglich, dass Sie zip-Dateien hinzufügen. Alle Dateien, die im Ordner Angebot stehen, müssen vom Bieter im Angebot mit abgegeben werden. Da es sich bei zip-Dateien meist um umfangreiches Datenmaterial handelt, stellen Sie zip-Dateien bitte nur in den Ordner Zusätzliche Informationen, da die Bieter sonst womöglich Probleme bei der digitalen Angebotsabgabe haben.
Neu angelegte Lizenzen haben keinen Zugriff auf die bisher angelegten Vergaben.
Sollte die Person, die eine neue Lizenz für den Vergabemanager bekommen hat, bei bereits angelegten Vergaben mitarbeiten, können wir diese Person in das Vergabeteam der einzelnen Vergaben hinzufügen.
Dazu benötigen wir eine E-Mail mit den einzeln genannten Vergabenummern aus dem Vergabemanager.
Gerne können Sie uns mit dem Erteilen einer neuen Lizenz die Vergabenummern mitteilen, auf die der Zugriff ermöglicht werden soll.
Auch nach Erteilen einer neuen Lizenz schicken Sie eine E-Mail an vmsupport@staatsanzeiger.de, dann richten wir den Zugriff ein.
Ja. Gehen Sie dazu folgenden Weg:
Sidebar – Projektbaum – Formulare – Vergabevermerk – Vermerke über Ereignisse.
Dort werden die wichtigsten Ereignisse im System protokolliert.
Bei der Neuanlage der Vergabe können Sie die Vergabenummer manuell eintragen oder eine Vergabenummer erzeugen. Eine erzeugte Vergabenummer wird nach den Vorgaben des hinterlegten Aktenzeichengenerators generiert. So können wir Ihr Vergabenummern-Schema für Sie hinterlegen, dass alle Vergabenummern nach Ihren Vorgaben immer gleich aufgebaut sind.
Seit 2018 stellen wir Ihnen kostenlos den WEBLAUNCHER von der Administration Intelligence AG zur Verfügung. Eine Java Anwendung wird nicht benötigt.
Der Weblauncher wird zur Ausführung des Vergabemanagers und auf Bieterseite für das Bietercockpit benötigt. Der Weblauncher ist eine moderne, auf Open Source Komponenten aufbauende und in der AI Lizenz enthaltene und entsprechend gewartete Laufzeitumgebung.
Bitte beachten Sie, dass zur Installation der Software Admin-Rechte benötigt werden.
Mehr Informationen zur Installationen finden Sie im Betriebshandbuch.
Weblauncher für Windows
Je nach Betriebssystem müssen Sie die Version 32 Bit bzw. 64 Bit installieren. Die Information zu Ihrem Betriebssystem finden Sie auf Ihrem Rechner in der Systemsteuerung. Wählen Sie die Kategorie „System“ aus und entnehmen Sie hier die Informationen zu Ihrem Betriebssystem. Bitte wählen Sie die entsprechende Version für Ihr System.
Die aktuellste Version ist hier verlinkt (der Download kann einige Minuten dauern):
32Bit (https://www.bietercockpit.de/res/files/AI_WEBLAUNCHER32bit.exe)
64Bit (https://www.bietercockpit.de/res/files/AI_WEBLAUNCHER64bit.exe)
Weblauncher für MacOS
Das Bietercockpit wir von AI offiziell unter MacOS unterstützt, der Vergabemanager jedoch nicht.
D.h. bei Problemen, die der Tatsache geschuldet sind, dass der Vergabemanager unter MacOS läuft, können wir Ihnen leider nicht helfen. Allerdings wissen wir aus Erfahrung unserer Kunden, dass es i.d.R. keine Probleme unter MacOS gibt.
Installieren Sie dazu den Weblauncher für MacOS (https://www.bietercockpit.de/res/files/AI_WEBLAUNCHER.dmg)