Das Vergabeverfahren ist anfällig für Fehler
Die Erstellung der Leistungsbeschreibung bei der Vergabe von Reinigungsdienstleistungen ist in der Regel sehr aufwendig und häufig ohne fachlich-technische Unterstützung nicht zu leisten. Zugleich ist der Aufwand für die Auswertung der Angebote hoch, weil die Bieter eine Vielzahl von Angaben machen und Erklärungen abgeben müssen.
VIELE BIETERRÜGEN UND NACHPRÜFUNGSVERFAHREN
Auch die Komplexität der vergaberechtlichen Regelungen macht die Verfahren vor allem bei europaweiten Ausschreibungen fehleranfällig. Es gibt in diesem Markt viele Bieterrügen und überproportional viele Nachprüfungsverfahren. Die Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien beinhaltet mit etlichen Neuerungen zwar einige auftraggeberfreundliche Regelungen, beispielsweise können künftig personale Aspekte wie die Qualifikation der Mitarbeiter in der Angebotswertung berücksichtigt werden. Viele Auftraggeber befürchten aber, dass die Regelungen nicht einfacher oder übersichtlicher werden, im Gegenteil. Die verpflichtende Einführung der E-Vergabe wird etliche Auftraggeber ebenfalls vor Probleme stellen.
Da die Leistungsbeschreibung bei Reinigungsdienstleistungen in aller Regel konstruktiv abgefasst werden kann, müssen Auftraggeber die Leistungen öffentlich ausschreiben beziehungsweise oberhalb der Schwellenwerte im offenen Verfahren vergeben. Änderungen am Leistungsinhalt oder an der preislichen Gestaltung der Angebote sind bei formstrengen Verfahren jedenfalls nach Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe nicht mehr möglich. Neue Erkenntnisse des Auftraggebers und etwaige Änderungswünsche der Bieter können ab diesem Zeitpunkt nicht mehr berücksichtigt werden. Wesentlich ist auch, die Leistungsverzeichnisse und die vertraglichen Bedingungen so zu gestalten, dass der Reinigungserfolg vom Auftraggeber kontrollierbar ist.
Aufwendig für Auftraggeber bei der Vergabe von Reinigungsdienstleistungen ist im Rahmen der Angebotswertung die Prüfung der Auskömmlichkeit der Angebote. Die Überprüfung der Angemessenheit der Preise vollzieht sich im Rahmen schwieriger Bedingungen: Grundsätzlich ist die Angebotskalkulation eine unternehmerische Angelegenheit der Bieter, sodass diese einerseits Kalkulationsfreiheit genießen.
Andererseits besteht ein branchenspezifischer Mindestlohn. Dessen Einhaltung müssen die Auftraggeber kontrollieren. Des Weiteren erschweren hohe Anforderungen der vergaberechtlichen Rechtsprechung eine vergaberechtskonforme Auskömmlichkeitsprüfung. Nach Ansicht des Oberlandesgerichts (OLG) Karlsruhe kommt das Aufklärungsverlangen erst bei einem Preisabstand von zehn bis 20 Prozent zum nächsthöheren Gebot in Betracht (vergleiche Beschluss vom 6. August 2014 – 15 Verg 7/14).
Das größte Problem in der Praxis stellt die Bewertung der Angebote mit Blick auf die Auswahl des wirtschaftlichsten Bieters dar. Die Gestaltung der Wertungskriterien sollte aus Sicht des Auftraggebers nach Möglichkeit so erfolgen, dass zum einen vor dem Hintergrund der Vorgaben des Haushaltsrechts ein günstiger Angebotspreis erzielt wird, zum anderen das Angebot aber eine qualitätsvolle Dienstleistungserbringung erwarten lässt. Da die Leistungserbringung personalintensiv ist und ein tariflicher Mindestlohn gilt, ergeben sich in preislicher Hinsicht kaum Unterschiede. Dies gilt insbesondere dann, wenn im Rahmen der Ausschreibung Grenzen für die Leistungswerte vorgesehen werden.
BERÜCKSICHTIGUNG QUALITATIVER ZUSCHLAGSKRITERIEN
So ist eine vergaberechtlich zulässige Berücksichtigung qualitativer Zuschlagskriterien neben dem Preis alles andere als einfach. So stellt sich die Frage, ob die Wertung der abgefragten Leistungswerte tatsächlich präzise Rückschlüsse auf die Reinigungsqualität zulässt. Schließlich entscheidet nicht allein die Dauer der Reinigungszeit über die Qualität der Leistungserbringung. Außerdem erhalten Auftraggeber zu bestimmten Zuschlagskriterien nicht zwingend aussagekräftige Angaben. Etwa, wenn es um die Bewertung von Konzepten geht.
Expertenbeitrag von:
Martin Ott, Rechtsanwalt, Menold Bezler Rechtsanwälte Partnerschaft, Stuttgart